Как подготовить груз к сдаче на склад ответственного хранения: чек-лист

Ответственное хранение груза, это популярная услуга в товарном бизнесе, которая позволяет предпринимателям делегировать складирование, минимизировав риск возникновения издержек из-за повреждения или утери товара. Хранитель берет на себя материальную ответственность за сохранность продукции и обеспечивает ее размещение в надлежащих условиях. Однако перед сдачей на ответственное хранение важно проводить подготовку грузов, которая часто упускается. Из этой статьи вы узнаете, что нужно сделать до передачи товаров на склад и какие ошибки наиболее часто допускаются при подготовке.

Чек-лист подготовки груза: что нужно сделать с товаром ДО приезда на склад

Ответственное хранение остается крайне удобной опцией, так как может включать в себя не только физическое размещение продукции на складе, но и выполнение дополнительных процедур: маркировки в соответствии с законодательством, переупаковки, сбора комплектов. Однако это не исключает ряда действий, которые необходимо произвести для подготовки груза еще до перемещения на склад. К таким процедурам относятся:

• Упаковка. Груз должен быть подготовлен к отгрузке. Для этого до сдачи на хранение он паллетируется, при необходимости оборачивается стрейч-пленкой. Для каждой категории товаров актуальны свои требования к упаковке, которые важно соблюдать, чтобы обеспечить сохранность продукции.
• Маркировка. Важно помнить не только о маркировке, требуемой законодательством, но и о внутренней, необходимой для учета и быстрого поиска товаров на складе. Такая маркировка должна содержать наименование продукта, артикул, номер заказа (при необходимости), количество.
• Сортировка. Подготовка груза к перевозке на склад ответственного хранения также обычно включает его сортировку (в первую очередь актуально для сборных грузов). Рекомендуется рассортировать товары по категориям, артикулам или партиям, распределив по разным паллетам. Это не только упростит учет и поиск, но и поможет соблюсти правила товарного соседства и позволит разместить отдельно продукцию, требующую особых условий хранения (например, определенного температурного режима).
• Проверка. Непосредственно перед отправкой на склад важно убедиться, что основные характеристики груза (вес, объем, количество товаров) соответствуют заявленным поставщиком.
• Подготовка документов. Важнейший этап подготовки груза, это оформление необходимых сопроводительных документов. До передачи товаров важно подписать договор ответственного хранения, а в момент перемещения на склад, акт приема-передачи. Транспортировка также должна сопровождаться накладной или универсальным передаточным документом.

Некоторые из этих действий могут выполняться на стороне хранителя при наличии соответствующих договоренностей. Выбрав надежного контрагента и прописав необходимые условия в контракте, можно делегировать часть необходимых мер по подготовке груза к перевозке на склад ответственного хранения.

Требования к упаковке и маркировке для приема на ответственное хранение

Основа надежного хранения, это упаковка. Упаковка каждого товара должна соответствовать его категории. Так, например, хрупкие грузы (например, посуду, зеркала или электронику), как правило, упаковывают в два слоя: внешний жесткий и внутренний амортизирующий. Для этого могут применяться пенопласт, пузырчатая пленка, пенополистирол, картон, дерево. Основная задача при упаковке хрупкого товара, не допустить его движение, чтобы он не повредился. Такие грузы также нуждаются в специальной маркировке «Хрупкое». Она необходима для правильного выполнения погрузочных работ.

Опасные грузы должны быть упакованы в соответствии с ГОСТ 26319-84 с применением манипуляционных знаков.

Общие требования по упаковке груза при подготовке к погрузке на склад включают в себя:

• Надежность. Упаковка должна обеспечивать сохранность товара при перевозке и выполнении погрузочных работ.
• Прочность и целостность. Упаковка не должна иметь повреждений, отверстий и других дефектов, способных стать причиной повреждения товара.
• Защита от внешнего воздействия. Упаковка должна защищать товар от пыли, грязи, влажности и механического воздействия.
• Герметичность. Жидкости и другие товары, для которых необходима герметичность, должны обладать соответствующей упаковкой, предотвращающей утечки.

В большинстве случаев грузы размещаются на паллетах. Они не только упрощают перемещение товаров, позволяя выполнять манипуляции с помощью специальных механизированных погрузчиков, но и обеспечивают дополнительную сохранность за счет создания надежного и прочного основания.

Документы, которые необходимо иметь при себе для передачи товара

Сдача груза к перевозке на склад ответственного хранения должна сопровождаться оформлением ряда необходимых документов. Это важнейший этап, правильное выполнение которого позволяет избежать многих проблем и обеспечить контроль за состоянием продукции.

Основной документ, который должен быть оформлен до передачи груза на склад, договор ответственного хранения. Он в первую очередь должен включать в себя детально прописанные условия оказания услуг и строго закрепленную ответственность сторон (может быть как частичной, так и полной). Перед подписанием контракта следует подробно обсудить все условия с выбранным хранителем, выбрать набор необходимых услуг.

При поступлении на склад груз должен иметь сопроводительные документы: в первую очередь, транспортную накладную или УПД, а также сертификаты качества, упаковочные листы. В момент перегрузки товаров на хранение необходимо составить акт приема-передачи, в котором фиксируется состояние продукции, количество, наименования.

Типичные ошибки при подготовке груза, которые затягивают приемку

В процессе подготовки к перемещению на склад владельцы грузов нередко допускают распространенные ошибки, которые могут значительно затянуть приемку, вызвав издержки. Наиболее частая и проблемная из них, это отсутствие необходимых документов.

Важно понимать, что любое действие с грузом должно сопровождаться подготовкой необходимых бумаг. Передача товаров от одного контрагента к другому всегда подразумевает наличие транспортной накладной или УПД, а также составление акта приема-передачи. Если корректно составленная накладная отсутствует, приемка груза будет невозможной. Договор ответственного хранения также должен быть подписан заблаговременно.

Еще одна частая ошибка,  отсутствие подходящей упаковки. Груз может поступить от поставщика без надлежащей защиты, требуя повторной упаковки для обеспечения сохранности. Если упустить это, товары могут повредиться на складе не по вине хранителя.

Важнейшим этапом подготовки груза к складированию является подбор контрагента, который предоставит услугу ответственного хранения. Выбор ненадежного хранителя может привести к проблемам с документацией, срывам сроков и, как следствие, потерям прибыли и репутационным издержкам.

Чтобы избежать этих проблем, следует обращаться к проверенным операторам логистических услуг. Таким контрагентом может стать ТТЛ, наша международная транспортная компания с более чем 10 летним опытом работы и представительствами в РФ, Китае и Европе.

Мы предлагаем полный набор логистических услуг в формате «под ключ». Выполняем доставку грузов, приемку, хранение, маркировку и другие необходимые задачи для успешного ведения товарного бизнеса. Оставив заявку на сайте, вы можете узнать больше о наших услугах и получить первичный расчет стоимости.