Инвойс в логистике

В логистике используется множество документов, которые имеют важное значение, так как отвечают за сроки, качество доставки и сохранность грузов. Термин инвойс в переводе с английского языка означает «счет». Причем мы говорим не просто о платежном документе или накладной, а обобщенном счете, который используется в логистике для экспорта.

Давайте рассмотрим все особенности составления инвойса, а также ошибки, которые могут допускать перевозчики и продавцы.

Зачем нужен инвойс в логистике

Инвойс в логистике – это специальный документ, который объединяет сразу несколько функций. В частности, инвойс обладает функциями счет-фактуры, накладной и даже акта выполненных работ. В документе прописываются все характерные особенности товара: его стоимость, страна-производителя и прочее.

Некоторые поставщики могут путать инвойс с обычным счетом-фактурой, который используется на территории РФ. Однако это совершенно разные документы. Во-первых, инвойс на перевозку груза является обязательным документом для сопровождения доставки. Причем не для внутренней, а для внешней торговли. Во-вторых, счет-фактура используется только для сделок внутри России.

Обратите внимание, что без инвойса у вас возникнут проблемы на границе, когда нужно декларировать и учитывать товары. Документ используется для таможенного учета, так как включает в себя стоимость груза и страну, где он был произведен.

Итак, к основным признакам инвойса можно отнести:

• Кто составляет – только продавец (производитель товара).
• Язык составления – страны, в которой был произведен товар (английский или национальный).
• Формат документа – не имеет стандартной формы, но обычно составляет в виде таблицы с ценами.
• Содержание документа – должны быть прописаны точные характеристики 

товаров, цены, а также информация о производителе.

Как вы уже могли понять, инвойс на перевозку груза в большинстве случаев будет составлен на английском языке. То есть покупателю и перевозчику может понадобится перевод, который заказывают в бюро переводов. Причем выбирать лучше компании, которые имеют отношение к международным перевозкам. В инвойсе могут быть прописаны специфические обозначения, поэтому обычные бюро переводов часто допускают ошибки.

Важно. Когда вы заказываете перевод инвойса, желательно сразу узнать требования к сопроводительной документации. В одних странах могут потребовать перевод на государственный язык, в других будет достаточно стандартного перевода на английский.

Несмотря на тот факт, что инвойс можно составлять в свободной форме, во многих странах уже давно выработали шаблон документа. Особенно это касается крупных поставщиков, в том числе китайских компаний.

Какие бывают виды инвойсов

Инвойс может быть шаблонным и финальным. Все зависит от целей и задач, которые преследует покупатель и продавец. Всего существует два основных варианта:

1. Инвойс-проформа – в этом документе будет описан груз, его стоимость и платежная квитанция, которую продавец направляет покупателю. В свою очередь покупатель согласовывает товары и их стоимость. По сути, это предварительный инвойс, который также можно использовать в случае поставки товаров по предоплате или в рамках благотворительной акции.
2. Инвойс-фактура – это основной документ, который необходимо предоставлять на таможне в рамках международного договора. В данном случае покупатель производит оплату товара, поэтому дополнительно потребуется экспортная декларация.

Разница между документами очевидна: инвойс-проформа – предварительная бумага для согласования, а инвойс-фактура – окончательный документ. Учитывайте, что в первый можно вносить изменения, а второй является финальным.

Особенности оформления инвойса

Инвойс на перевозку груза обязана оформлять компания, которая продает товар. Это может быть как прямой поставщик (производитель), так и обычный продавец. Для примера рассмотрим типичную ситуацию:

– Александр является владельцем небольшого магазина, где продают электронику. Он решил заключить прямой договор поставок с китайской фабрикой, чтобы сэкономить деньги на прямых поставках.

– Покупатель договаривается с поставщиком, оформляет сопроводительные документы. При этом поставщик должен составить инвойс, который нужно перевести на русский или английский язык. Если неправильно составить документы, тогда груз задержится при таможенном оформлении.

Главная проблема в том, что на законодательном уровне формат инвойса никак не урегулирован. Теоретически это может быть обычный лист бумаги А4, заполненный от руки. Однако обычно компании используют инвойс в формате таблицы Excel. В документе обязательно должны быть данные:

• информация о происхождении товара;
• данные отправителя, в том числе адреса;
• данные получателя, фамилии, имена, название компании;
• дата составления и отправления товара;
• название государства, в которое следует товар;
• данные финансовой организации (номер накладной, счета, сроки оплаты и прочее);
• подписи со стороны каждого участника сделки (продавец и составитель).

Если в документе будет прописан один товар, а по факту едет другой, такие расхождения приведут к задержке груза и проблемам на таможне. Особое внимание нужно уделить описанию груза, а именно:

• название всех предметов, в том числе общие характеристики;
• количество товаров по накладной и номенклатуре;
• точная стоимость каждой единицы товара;
• физические характеристики груза (вес, размеры, объем);
• страна-производитель товара.

Чтобы не путаться и не делать ошибок, лучше использовать спецификацию ВЭД, а также информацию, которую предоставляет поставщик. Также в инвойсе можно прописать стоимость услуг транспортной компании, страховку, размер налога и прочую информацию финансового характера.

Нужна ли в инвойсе опись товара

В инвойсе опись является необходимой бумагой, которая отвечает за общее количество продукции в составе партии товара. В документе прописывают название товара без сокращений и точные параметры:

• артикул (при наличие);
• предназначение продукции;
• общее количество товарных единиц;
• номера по ВЭД (не обязательно);
• характер упаковки продукции;
• общий вес;
• количество занимаемого места.

Конечно, если вы заказали партию одинаковой продукции, тогда товары нужно вносить в опись один раз. Стоимость указывают за единицу товара, а также не забываем уточнить количество изделий. Если серийные номера отличаются, а товары одинаковые, тогда их вписывают в документ один раз. Разные номера нужно прописать в отдельной графе.

Инвойсы на особые группы товаров

Некоторые группы товаров, в том числе химические вещества, биологические образцы и даже часы, экспортируют на специальных условиях. Например, если речь идет о продукции растительного происхождения, тогда нужно дополнительно указывать сроки хранения.

На некоторую продукцию понадобится разрешение – химические вещества, медицинские препараты. При экспорте текстильной продукции следует указывать точный состав материалов.

Инвойс в логистике – это важный документ, и если допускать ошибки, то у вас неминуемо будут возникать проблемы на таможне. Специалисты нашей логистической компании TTL всегда готовы оказать помощь в перевозке, а также в составлении основных транспортных документов. Благодаря многолетнему опыту и глубокому знанию всех требований, наша команда обеспечивает оперативное прохождение растаможки и минимизирует возможные задержки. Мы знаем все нюансы таможенных процедур и гарантируем, что ваши грузы будут оформлены корректно и своевременно.